一、企业档案管理系统的现状

1.企业档案管理系统的“上层建筑”

企业档案管理制度可以简单概括为“档案部门顾全大局，给予指导；主管部门要抓领导，分配任务；企业自己抓管理，促进利用。“档案部门和主管机关的职能是代表企业档案管理体系的‘上层建筑’，即领导决策。其具体表现为:一是各级档案行政管理部门根据档案法赋予的职权和政府机关的行政职能，对本地区的档案工作进行组织协调、宏观管理和监督指导，既发挥行政管理职能，又履行执法监督职责；二是专业主管部门根据档案部门的要求，从领导的认识入手，从以下任务指标入手，将企业档案工作纳入整体管理，对所辖企业施压，督促企业提高认识，自我加压。实践证明，这是做好企业档案工作的重要条件和必要环节。

2.企业档案管理系统运行状态的分类

由于企业的所有制形式、组织形式和管理形式差异很大，企业的管理体制也大相径庭。从调查来看，大致有五种情况:一是国有、集体大中型企业。由于基础好，管理正规，大多设立专门的档案馆(或档案部门)负责集中统一管理，或对本企业的档案工作实行统一领导、统一制度、分级管理。其档案机构有的是与其他职能部门平行的独立机构，有的则隶属于某个职能部门。该系统基本能够按照各级档案行政管理部门和专业主管部门的要求履行职责。第二，小型国有和集体企业。由于专业主管部门的要求和大中型企业的影响，大多设有隶属于某一职能部门(科室)的档案室，或某一部门的专职(兼职)档案员，具体负责管理本单位的档案。该系统大部分可以根据档案部门和专业机构的要求进行管理和提供服务。但有时难以对其他部门进行监督和指导，难以保证文件材料的完整性；第三，股份制企业。股份制企业包括两种情况。一种是国有和集体企业改制，国家和集体占主导地位，基本延续了国有和集体企业的档案管理制度和模式。另一类是新成立的股份制企业和个人股占主导地位的企业。大多没有专门的档案管理机构，而是分开管理，分级负责。个别小企业也将档案分散在个人手中。这种系统难以实施科学的管理和利用；第四，中外合资。有两种情况，一种是中方控股，中方管理或者外方控股，中方管理。这种情况和国有、集体企业基本一样，有专门的机构和人员，档案工作也比较正规。另一类是外商独资和外资管理的企业，大多没有专门的档案机构和人员，档案管理随意性很大；第五，外商独资的个体私营企业。这类企业绝大多数既没有档案机构，也没有档案员，其档案主要由相关人员或企业主掌握。

二、企业档案管理机制存在的问题分析

一是部分企业制度运行不畅，难以及时有效落实各级档案行政管理部门的政策、规范和标准；二是档案行政管理部门与专业主管部门的衔接缺乏规范性，完全依靠人工操作；三是专业主管部门对企业的档案管理没有真正融入整体管理和目标管理，工作很大程度上是靠争取和督促来进行的；四是企业自身档案管理制度缺乏统一性，工作力度不够大，工作领域不广，主动服务功能不强，难以适应市场变化和企业发展的需要。这些问题的存在在一定程度上制约了企业档案工作的全面协调发展。因此，建立适应社会主义市场经济、不同所有制和组织形式的企业档案管理体制，是推动企业档案工作再上新台阶的重要途径。

三，新时期企业档案管理制度的思考

1.浅析市场经济对企业档案工作的冲击和影响。

档案工作因其记录历史著作、提供凭证和信息服务等独特功能而独具特色，是市场经济中不可或缺的重要环节和基础条件。市场经济变化，首先要做的就是档案工作。据笔者分析，市场经济造成的冲击和影响主要给档案工作带来了以下五个方面的变化:一是档案的所有权形式发生了变化。在传统的计划经济下，一切财产属于国家，档案自然属于国家。实行市场经济后，虽然公有制仍是国民经济的主体，但个体经济、私营经济、外资经济和股份制经济同时并存。企业所有制形式的多样化，使记录经济活动的档案，从一元化的国有转变为国有、集体所有、个人所有、股东所有的关系。第二，档案管理的形式发生了变化。瞬息万变的市场经济和激烈的市场竞争要求形成一个高效、快速的运行机制。档案信息碎片化、分散化的管理显然已经不适应市场经济的要求。要建立统一有效的综合管理网络，形成完善的档案信息系统，快速及时地处理和传递各种信息，充分发挥档案信息中心的整体功能。第三，档案的社会需求结构发生了变化。在实行市场经济之前，社会对档案的需求主要体现在政治、文化、工作检查等方面。实行市场经济后，经济活动明显增多，企业决策、产品生产、市场营销、经济纠纷等都需要档案，这使得档案在经济建设中发挥着越来越重要的作用，地位越来越明显。第四，档案服务的方式和内容发生了变化。高速运转和高效率是市场经济的显著特征。“坐在门口等客户，你要我调”的传统被动、封闭的服务模式，提供原始档案的单一模式，已经不适应市场经济的需要。档案服务必然向主动、开放、多渠道、多角度的服务模式转变。五是档案管理难度加大。在计划经济条件下，政府部门通过行政命令管理经济活动，档案部门主要通过行政手段管理企业档案。实行市场经济后，企业成为自主经营、自负盈亏、依法纳税的经济实体，仅靠行政手段管理档案的难度加大。

2.企业档案工作需要改变方法，以适应市场经济体制的变化。

鉴于市场经济体制对企业档案工作的影响，笔者结合实际认为，要保证企业档案工作的发展，必须加大改革力度，完善管理体制，调整工作思路，改进方法和手段，建立适应市场经济的企业档案管理新体制。

一是继续贯彻企业档案工作的基本原则，实行“统一领导，分级管理”，这是《中华人民共和国档案法》提出的档案工作的基本原则。首先，社会主义市场经济与社会主义基本制度相结合，这是我国的根本社会制度；其次，虽然我国经济呈现出外资、集体、私有制和外资并存的局面，但国有经济和集体经济在我国国民经济中仍占主导地位，因此以档案归国家所有为前提的“统一领导、分级管理”的基本原则应成为档案工作的主导原则。

二是改进和完善档案行政管理部门的工作方法和手段，充分发挥专业部门的职能，在企业内部建立市场化、灵活高效的档案机构，为企业发展创造条件，发挥作用。首先，要改进和完善档案行政管理部门的工作方法和手段，加强宏观管理，突出法治。在市场经济条件下，档案行政管理部门作为政府的职能部门，应与其他部门一样，适应形势，转变职能，改变过去依靠行政手段和具体指导来管理企业档案的做法，加强宏观调控，搞好协调监督和指导，组织制定和推广企业档案管理的标准和规范，培养典型，树立榜样，推广经验，搞好培训，从而有效地为企业服务。在加强服务的同时，用新档案法及其配套的档案法律法规约束、规范和监督企业的档案工作，做到依法管理档案。其次，充分发挥专业部门的作用，依托专业部门做好本行业、本系统的企业档案工作。在做好宣传协调工作的同时，可以把所辖企业的档案工作与主管部门的档案工作紧密联系起来，纳入主管部门档案人员的职责范围，统一目标和考核，加强对企业档案工作的领导。第三，在企业内部建立灵活高效的档案管理机制。市场经济讲究的是效率。企业的一切活动都围绕着提高经济效益，企业档案机构也要面向市场，努力做到“精简高效”。为适应快速发展和高效运行的需要，有条件的企业应尽快建立“档案信息中心”，实施档案信息一体化管理，实现全方位管理和多功能服务。在负责收集和保管本单位全部档案的同时，要根据企业的需要开发档案资源，为领导决策和各项工作提前服务。暂时不具备条件的企业，要在稳定现有档案机构的基础上，尽快提高人员素质，加强科学管理，注重高效服务。

三是建立法规制度，依法行政。为保证市场经济条件下企业档案工作的顺利开展，应着重做好四件事:一是结合行政手段，强化法律手段管理档案工作；二是围绕档案工作在服务市场经济中的地位和作用，搞好法制宣传，依法加强档案管理；第三，适应市场经济的需要，制定和完善与新档案法相配套的地方档案管理制度和法规，通过法律法规确定各方面对档案工作的要求，规范经济领域的档案管理，规范档案工作行为；第四，加强监督检查。根据实际情况，集中力量，以档案执法检查为重点，做到有法必依，违法必究，促进业务建设，扩大社会影响。

四是抓住经济“热点”，拓宽工作领域，做好跟踪服务。随着改革开放的深入发展，出现了许多新的经济领域，如经济技术开发区、外资企业和股份制企业。这些领域产生的档案反映了党的改革开放政策，真实地记录了新经济领域各项事业的发展，记录了新的科研成果、新的生产技术和新的管理方法，是维护各方面经济利益的重要依据，对发展生产和借鉴管理经验具有不可替代的作用。因此，档案工作应把握这些特点，走向经济建设的主战场，以高效的工作和优质的服务奠定新经济领域档案工作的基础。

3.企业应加强标准建设，实施科学发展。

信息时代，电子档案的管理明显繁琐，需要遵循循序渐进的原则。首先，企业要从长计议这项工作，根据实际情况制定长远规划，积极实施传统载体档案数字化归档，避免后续工作开展困难。其次，企业需要制定相应的标准和目标，工作人员必须深入了解每一项电子管理的特点，清楚了解电子管理的要求和规范，知道每一类电子文件的文件管理时间和标准，确保每一份有价值的文件管理到位。最后，企业需要明确要求，齐抓共管。企业各部门必须明确各自的职责，搭建与其他部门沟通的桥梁，围绕档案管理服务模式的创新进行沟通，提出档案管理服务模式创新面临的困难，共同制定解决方案，积极开展档案归档工作。从电子档案的角度来说，最明显的优势就是方便，不损坏。因此，相关人员必须高度重视电子档案，实施电子档案的归档，高标准对待这项工作，确保档案信息的完整保存。

要想避免档案管理过程中的诸多障碍，必须以完善的档案管理制度为基础。一个好的健全的档案管理系统起着重要的作用，它不仅可以提高档案管理的效率，还可以使档案管理的效果更加理想。随着改革开放的深入，我国经济多元化日益明显，人才流动日益增多，流动频率明显高于以往，企业档案管理面临严峻挑战。因此，企业应充分考虑当地的经济社会情况，从多个角度分析政府职能部门的人才发展和培养情况，根据实际情况建立有针对性的档案管理制度，及时分析该制度是否存在不合理之处，并采取相应措施加以解决，从而帮助档案管理工作的顺利开展。

4.加强大数据合理应用，提升企业档案管理信息化水平。

在今后的实际工作中，企业需要从长远发展的立场出发，进行档案管理的信息化建设，顺应大数据的发展热潮，提高大数据技术的利用率，有机整合大数据与档案管理的相应步骤，利用大数据提升档案管理的先进性。在实践中，企业需要摒弃落后、单一的文件管理，更加重视大数据技术，了解这种技术的功能和类型。根据大数据的发展现状，存储技术主要有NewSQL、NoSQL和分布式文件系统。企业需要积极利用上述技术，选择专门人员进行大数据分析技术的建设，这是大数据技术应用的重中之重。目前大数据分析技术涵盖了数理统计分析、机器学习、可视化分析等诸多技术，企业的选择要有针对性，为实际工作提供一些参考。同时，企业要改变早期的发展思路和模式，用现代的眼光看待档案管理，从不同层面分析这项工作的需求，分析这项工作需要哪些硬件设施，并加以引进，如终端电脑、档案管理服务器、专用数据存储设备、扫描仪等。此外，企业需要将平台软件建设纳入重要项目，建设适合的档案管理信息平台，将文件输入平台，并通过平台对相关文件进行整理和汇编，以现代化的方式保存文件。他们还应注重档案管理信息平台系统，加大系统的开发，并利用信息技术，以避免繁重的工作任务的人员。如果用信息技术检查档案的信息内容有无不完整，要深刻认识到对档案进行加密保护的必要性，这项工作就要提上日程。如果需要传输档案，应基于虚拟专用网络(VPN)建立专用数据通道。

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